ตัวอย่าง
PM กำหนดงบประมาณโครงการไว้เท่ากับ 1,000 บาท แต่หลังจากมีความคืบหน้าของโครงการผ่านไปครึ่งทาง (50% progress) PM คำนวณค่าใช้จ่ายทั้งวัสดุ อุปกรณ์ และแรงงาน ที่ใช้ไปแล้วทั้งสิ้นเท่ากับ 600 บาท ดังนั้น PM จึงรับรู้เป็นอย่างดีว่าโครงการที่ตนบริหารอยู่นี้มีค่าใช้จ่ายจ่ายและใช้เวลาเกินงบที่กำหนดไว้แล้ว
การคำนวณหาค่า EV สามารถทำได้โดยต้องอาศัยข้อมูลพื้นฐาน 3 รายการดังนี้
ซึ่งใช้คำนวณหาดัชนีการบริหารโครงการต่างๆ ได้ดังนี้
Earned Value Management (EVM)
EVM คือกระบวนการบริหารจัดการโครงการโดยใช้ดัชนีตัวเขที่แสดงถึงสถานะการใช้งบประมาณค่าใช้จ่าย และประสิทธิภาพการดำเนินงาน เป็นหลักอ้างอิงในการควบคุมผลงาน หรือ EVM คือวิธีการตรวจวัดและวิเคราะห์การบริหารค่าใช้จ่ายอย่างมีประสิทธิภาพและเป็นไปตามข้อเท็จจริง (มากกว่าความรู้สึก) เป้าหมายของ EVM คือการคำนวณตัวเลขดัชนีการบริหารโครงการที่สามารถช่วยให้ PM ได้รับทราบว่าสถานะที่แท้จริงของโครงการที่ตนบริหารอยู่นั้นเป็นอย่างไรบ้าง
EVM ใช้ผลการดำเนินงานในอดีตที่เกิดขึ้นแล้วจริงมาเป็นฐานในการประเมินทิศทางการบริหารจัดการในอนาคต ซึ่งจะช่วยลดการใช้อารมณ์และความรู้สึกส่วนตัวของ PM มาเป็นมาตรวัดความคืบและสถานะของโครงการ ดังนั้น EVM จะสามารถช่วยตอบคำถามที่สำคัญของโครงการดังต่อไปนี้ได้
Budget At Completion (BAC)
Budget At Completion (BAC) is the total budget allocated to the project, or the Baseline Estimate and represents the total planned value of your project. Budget At Completion can be calculated from your project’s Work Breakdown Structure (WBS) by allocated budgeted costs to each of the project tasks.
Budget At Completion = Hourly or Unit Rate * Baseline Estimate Hours or Units
Planned Value (PV)
Planned Value (PV) is the total cost of the work planned or forecasted as of a reporting date. Planned Value can be derived from your project’s WBS by allocating planned or forecasted costs to each of the project tasks. Planned Value can only vary during project execution if approved Change Orders are added to the project. Without Change Orders, the PV is locked to the initial Baseline.
Planned Value = Hourly or Unit Rate * Total Hours or Units Planned/Scheduled on this date
Actual Costs (AC)
Actual Costs (AC) is the total cost to complete the work as of a reporting date. Actual Costs can be calculated from your project’s WBS by allocating actual costs to each of the project tasks.
Actual Costs = Hourly or Unit Rate * Total Hours or Units Spent
Earned Value (EV)
Earned Value (EV) is the total budgeted cost of the work that has been completed as of a reporting date. Earned Value can be calculated from your project’s WBS by taking the budgeted cost of each project task and then multiplying by that task’s percent of completion. When compared to the Planned Value and the Actual Cost Value, Earned Value can let you know the actual state of your project by comparing your current project performance against your planned performance. Forecasting on a regular (weekly) basis, will keep progress in step with Actuals and Planned Value.
Earned Value = Budget at Completion * % of Project Completed
EV = BAC * PC
Cost Performance Indicator (CPI)
Cost Performance Indicator (CPI) is an index that shows how efficiently used the project resources are. A CPI value above 1 indicates efficiency in using project resources is good; a CPI value below 1 indicates efficiency in using project resources is weak. A CPI trend over time is a tremendously valuable measure of whether project performance is improving or declining.
Cost Performance Indicator = Earned Value/Actual Cost
CPI = EV/AC
Estimate To Complete (ETC)
Estimate To Complete (ETC) is the estimated cost required to complete the remainder of the project.
Estimate To Complete = (Planned Value - Earned Value) / CPI
ETC = (PV - EV)/ CPI
Estimate At Completion (EAC)
Estimate At Completion (EAC) is the estimated cost of the project at the end of the project, if current performance trends continue.
Estimate At Completion = Estimate to Complete + Actual Cost
EAC = ETC + AC
% Completed Actual
% Completed Actual is the percentage of work which was actually completed.
% Completed Actual = Actual Costs/Estimate At Complete
Cost Variance (CV)
Cost Variance (CV) shows how much over or under budget a project currently is. A cost variance less than zero means your project is over budget.
Cost Variance = Earned Value – Actual Costs
CV = EV - AC
Cost Variance %
Cost Variance % indicates how much less or more money has been used to complete the project as planned in terms of percentage. A positive variance % indicates the % under budget; a negative variance% indicates the % over budget.
Cost Variance % = Cost Variance / Earned Value
CV % = CV/EV
Variance At Completion (VAC)
Variance At Completion (VAC) is the variance on the total budget at the end of the project. It is the difference between what the project was originally expected (Baselined) to cost, vs. what is now expected to cost and answers the question “Will we be under or over budget?”.
Variance At Completion = Budget At Completion – Estimate At Completion
VAC = BAC – EAC
Schedule Variance (SV)
Schedule Variance (SV) shows how much over or under budget a project currently is in comparison to planned value.
Schedule Variance = Earned Value – Planned Value
SV = EV - PV
Cost Estimate Mark-Up
Cost Estimate Mark-Up is the percentage mark-up that is applied to the Baseline Estimate cost to calculate the total revenue on a cost-plus project, or a fixed price project. The Target Profit Margin % is the difference between the project revenue and the Baseline Estimate cost, as a percentage of project revenue.
Cost Estimate Mark-up % = (Revenue – Baseline)/Baseline Estimate Hourly or Unit Rate
Target Profit Margin % = (Total Revenue – Baseline Estimate)/Total Revenue
Outlier Exceptions
The above calculations are those used when the software has enough information to fully calculate the entire equation. There are, however, situations that commonly occur when all the variables for an equation are not available. In these situations, the program has to make assumptions in order to complete the calculation. These situations are referred to as “Outlier Exceptions”. All of these exceptions are rooted in the problem of what do you do when CPI is zero? As noted above, CPI typically falls on the bottom (denominator) of EVM calculations. Since dividing by zero will cause an illegal Div-Zero math error the system will assume a CPI=1 in most of these cases. Following is a list of these exceptions:
PM กำหนดงบประมาณโครงการไว้เท่ากับ 1,000 บาท แต่หลังจากมีความคืบหน้าของโครงการผ่านไปครึ่งทาง (50% progress) PM คำนวณค่าใช้จ่ายทั้งวัสดุ อุปกรณ์ และแรงงาน ที่ใช้ไปแล้วทั้งสิ้นเท่ากับ 600 บาท ดังนั้น PM จึงรับรู้เป็นอย่างดีว่าโครงการที่ตนบริหารอยู่นี้มีค่าใช้จ่ายจ่ายและใช้เวลาเกินงบที่กำหนดไว้แล้ว
การคำนวณหาค่า EV สามารถทำได้โดยต้องอาศัยข้อมูลพื้นฐาน 3 รายการดังนี้
- Original Estimate = งบประมาณค่าใช้จ่ายของโครงการ (รวมวัสดุและค่าแรงงาน) เท่ากับ 1,000 บาท
- Percent Complete = สัดส่วนความคืบหน้าของโครงการ (S Curve) เท่ากับ 50%
- Current Actual Costs (AC) = ค่าใช้จ่าย (รวมวัสดุและค่าแรงงาน) ที่เกิดขึ้นจริง เท่ากับ 600 บาท
ซึ่งใช้คำนวณหาดัชนีการบริหารโครงการต่างๆ ได้ดังนี้
- Percent Spent = สัดส่วนการใช้ค่าใช้จ่ายจริง (รวมวัสดุและค่าแรงงาน) เท่ากับ 60%
- Estimate To Complete (ETC) = ค่าใช้จ่าย (รวมวัสดุและค่าแรงงาน) ที่คาดว่าจะต้องใช้สำหรับเก็บงานส่วนที่เหลือให้เสร็จสิ้น เท่ากับ 500 บาท (ซึ่งคำนวณจากตัวเลขฐานของการประเมินงบประมาณโครงการของเดิมที่ 1,000 บาท x สัดส่วนงานที่ยังเหลืออีก 50% = 500 บาท)
- Estimate At Complete (EAC) = ตัวเลขค่าใช้จ่ายโดยรวม (รวมวัสดุและค่าแรงงาน) ณ วันปิดโครงการ เท่ากับ 1,100 บาท (คิดจาก AC + ETC = 600 + 500 = 1,100 บาท)
- Variance = ค่าเบี่ยงเบน เท่ากับ 20% Over Budget (เนื่องจาก ณ ครึ่งทาง 50% มีค่าใช้จ่ายเกินงบประมาณไปแล้ว (600-500)/500 = 10% ดังนั้น Variance ของทั้งโครงการจึงเท่ากับ 10%/50% = 20%)
- Variance At Complete (VAC) = ค่าเบี่ยงเบน ณ วันปิดโครงการ เท่ากับ 10% Over Budget (เนื่องจาก (EAC-Budget)/Budget = (1,100 - 1,000)/1,000 = 10%)
Earned Value Management (EVM)
EVM คือกระบวนการบริหารจัดการโครงการโดยใช้ดัชนีตัวเขที่แสดงถึงสถานะการใช้งบประมาณค่าใช้จ่าย และประสิทธิภาพการดำเนินงาน เป็นหลักอ้างอิงในการควบคุมผลงาน หรือ EVM คือวิธีการตรวจวัดและวิเคราะห์การบริหารค่าใช้จ่ายอย่างมีประสิทธิภาพและเป็นไปตามข้อเท็จจริง (มากกว่าความรู้สึก) เป้าหมายของ EVM คือการคำนวณตัวเลขดัชนีการบริหารโครงการที่สามารถช่วยให้ PM ได้รับทราบว่าสถานะที่แท้จริงของโครงการที่ตนบริหารอยู่นั้นเป็นอย่างไรบ้าง
EVM ใช้ผลการดำเนินงานในอดีตที่เกิดขึ้นแล้วจริงมาเป็นฐานในการประเมินทิศทางการบริหารจัดการในอนาคต ซึ่งจะช่วยลดการใช้อารมณ์และความรู้สึกส่วนตัวของ PM มาเป็นมาตรวัดความคืบและสถานะของโครงการ ดังนั้น EVM จะสามารถช่วยตอบคำถามที่สำคัญของโครงการดังต่อไปนี้ได้
- PM บริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพหรีือไม่
- PM ใช้ทรัพยากรในโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่
- สถานะค่าใช้จ่าย ณ ปัจจุบันของโครงการนั้น อยู่ภายในงบ หรือเกินงบแล้ว
- คาดว่าจะต้องใช้ค่าใช้จ่ายอีกเท่าไรในการปิดโครงการ
- มูลค่าใช้จ่ายของทั้งโครงการคาดว่าจะเท่ากับเท่าไร
- ณ วันปิดโครงการ คาดว่าจะใช้ค่าใช้จ่าย ภายในงบ หรือเกินงบ จำนวนเท่าไร
- เป็นต้น
Budget At Completion (BAC)
Budget At Completion (BAC) is the total budget allocated to the project, or the Baseline Estimate and represents the total planned value of your project. Budget At Completion can be calculated from your project’s Work Breakdown Structure (WBS) by allocated budgeted costs to each of the project tasks.
Budget At Completion = Hourly or Unit Rate * Baseline Estimate Hours or Units
Planned Value (PV)
Planned Value (PV) is the total cost of the work planned or forecasted as of a reporting date. Planned Value can be derived from your project’s WBS by allocating planned or forecasted costs to each of the project tasks. Planned Value can only vary during project execution if approved Change Orders are added to the project. Without Change Orders, the PV is locked to the initial Baseline.
Planned Value = Hourly or Unit Rate * Total Hours or Units Planned/Scheduled on this date
Actual Costs (AC)
Actual Costs (AC) is the total cost to complete the work as of a reporting date. Actual Costs can be calculated from your project’s WBS by allocating actual costs to each of the project tasks.
Actual Costs = Hourly or Unit Rate * Total Hours or Units Spent
Earned Value (EV)
Earned Value (EV) is the total budgeted cost of the work that has been completed as of a reporting date. Earned Value can be calculated from your project’s WBS by taking the budgeted cost of each project task and then multiplying by that task’s percent of completion. When compared to the Planned Value and the Actual Cost Value, Earned Value can let you know the actual state of your project by comparing your current project performance against your planned performance. Forecasting on a regular (weekly) basis, will keep progress in step with Actuals and Planned Value.
Earned Value = Budget at Completion * % of Project Completed
EV = BAC * PC
Cost Performance Indicator (CPI)
Cost Performance Indicator (CPI) is an index that shows how efficiently used the project resources are. A CPI value above 1 indicates efficiency in using project resources is good; a CPI value below 1 indicates efficiency in using project resources is weak. A CPI trend over time is a tremendously valuable measure of whether project performance is improving or declining.
Cost Performance Indicator = Earned Value/Actual Cost
CPI = EV/AC
Estimate To Complete (ETC)
Estimate To Complete (ETC) is the estimated cost required to complete the remainder of the project.
Estimate To Complete = (Planned Value - Earned Value) / CPI
ETC = (PV - EV)/ CPI
Estimate At Completion (EAC)
Estimate At Completion (EAC) is the estimated cost of the project at the end of the project, if current performance trends continue.
Estimate At Completion = Estimate to Complete + Actual Cost
EAC = ETC + AC
% Completed Actual
% Completed Actual is the percentage of work which was actually completed.
% Completed Actual = Actual Costs/Estimate At Complete
Cost Variance (CV)
Cost Variance (CV) shows how much over or under budget a project currently is. A cost variance less than zero means your project is over budget.
Cost Variance = Earned Value – Actual Costs
CV = EV - AC
Cost Variance %
Cost Variance % indicates how much less or more money has been used to complete the project as planned in terms of percentage. A positive variance % indicates the % under budget; a negative variance% indicates the % over budget.
Cost Variance % = Cost Variance / Earned Value
CV % = CV/EV
Variance At Completion (VAC)
Variance At Completion (VAC) is the variance on the total budget at the end of the project. It is the difference between what the project was originally expected (Baselined) to cost, vs. what is now expected to cost and answers the question “Will we be under or over budget?”.
Variance At Completion = Budget At Completion – Estimate At Completion
VAC = BAC – EAC
Schedule Variance (SV)
Schedule Variance (SV) shows how much over or under budget a project currently is in comparison to planned value.
Schedule Variance = Earned Value – Planned Value
SV = EV - PV
Cost Estimate Mark-Up
Cost Estimate Mark-Up is the percentage mark-up that is applied to the Baseline Estimate cost to calculate the total revenue on a cost-plus project, or a fixed price project. The Target Profit Margin % is the difference between the project revenue and the Baseline Estimate cost, as a percentage of project revenue.
Cost Estimate Mark-up % = (Revenue – Baseline)/Baseline Estimate Hourly or Unit Rate
Target Profit Margin % = (Total Revenue – Baseline Estimate)/Total Revenue
Outlier Exceptions
The above calculations are those used when the software has enough information to fully calculate the entire equation. There are, however, situations that commonly occur when all the variables for an equation are not available. In these situations, the program has to make assumptions in order to complete the calculation. These situations are referred to as “Outlier Exceptions”. All of these exceptions are rooted in the problem of what do you do when CPI is zero? As noted above, CPI typically falls on the bottom (denominator) of EVM calculations. Since dividing by zero will cause an illegal Div-Zero math error the system will assume a CPI=1 in most of these cases. Following is a list of these exceptions:
- BAC > 0, AC=0, PC >0. This means there was an estimate, but no actual costs; and percent complete is greater than zero. In other words, progress was made without spending any money. Performance, in this case, is infinite (which is mathematically impossible). 4castplus will override the CPI to be 1.0.
- BAC>0, AC>0, PC=0. This means there was an estimate, there have been costs incurred, but no progress. Again this would result in a CPI of zero. 4castplus again will override the CPI to be 1.0. EAC & ETC will calculate out to equal Estimate.
- BAC>0, AC=0, PC=0. This is a common case where no cost activity or progress has occurred on the task. EAC & ETC are equal to Estimate.
- BAC=0, AC>0, PC=0 or PC>0. There was no estimate for the task, but costs have been incurred; and progress is greater or equal to zero. 4castplus ignores the EVM calculations and sets EAC to equal AC, with ETC=0.